Per Knowledge Management, o gestione della conoscenza, s’intende

l’insieme di pratiche sinergiche messe in piedi da un’azienda per raccogliere, condividere e migliorare le conoscenze tacite ed esplicite a tutti i livelli.

Troppo spesso sottovalutata dalle aziende, una efficace gestione del corpo di conoscenze aziendali permette di ottenere un notevole vantaggio competitivo. Infatti:

• si sfruttano al meglio le competenze di ciascun dipendente. Come dice la Lean, il non utilizzo di tali competenze è da considerarsi un vero e proprio spreco
• si accorcia la curva di apprendimento dei dipendenti
• si risparmia tempo e denaro nella gestione dei progetti: quante volte è capitato di dover risolvere un problema che in realtà era già stato risolto da qualcun altro in azienda?
• si migliora la soddisfazione dei dipendenti: un dipendente che impara è un dipendente felice.

In questo post, forniremo al lettore 5 idee pratiche per una gestione della conoscenza efficace

# 1: implementare una matrice delle competenze

Il primo suggerimento che vi diamo è quello di creare una matrice delle competenze. Tale matrice è così composta:

• Nella prima riga sono indicate le competenze richieste dall’azienda affinchè le barie mansioni possano essere eseguite in maniera efficiente dai dipendenti. Tali competenze dovrebbero includere sia le soft skills (competenze trasversali) che le hard skills (competenze tecniche)
• Nella prima colonna sono indicate le varie mansioni
• Nella seconda colonna i dipendenti, suddivisi per mansione
• Nelle caselle della matrice sono indicate quali sono le competenze richieste per ciascuna mansione (quindi per ciascun dipendente), suddividendole in:
  • Must: competenze necessarie
  • Should: competenze non necessarie ma preferibilmente da acquisire
  • Nice to have: competenze non richieste, ma che possono dare un contributo
  • Not required
• Quindi, vengono messi in evidenza quali sono le competenze già acquisite e quelle da acquisire
• Per le competenze da acquisire, occorre prevedere un piano di corsi per colmare questo gap

Sul mercato esistono diverse soluzioni digitali per la gestione delle competenze dei dipendenti. Se vuoi saperne di più, contattaci.

# 2: trasformare le conoscenze tacite in esplicite

Capita spesso che, soprattutto nelle aziende manifatturiere, la conoscenza dei processi non sia esplicita, ovvero che vi siano persone chiave che conoscono il processo alla perfezione, ma tale conoscenza non è documentata da nessuna parte. Questo rappresenta una forte criticità, in quanto, se l’esperto viene a mancare (malattia, cambio mansione, licenziamento, pensionamento ecc.) queste conoscenze vengono inevitabilmente perdute.
Per questo motivo, diventa fondamentale implementare un metodo aziendale strutturato per fare  venire a galla tutta la conoscenza tacita e trasformarla in esplicita. Dal punto di vista pratico, questo significa creare e gestire in maniera adeguata tale documentazione.

# 3: documentare la conoscenza e gestirla in maniera efficace

Ad oggi la tecnologia digitale mette a disposizione una serie di strumenti estremamente validi per ogni tipo di esigenza e soprattutto per tutte le tasche.
Ad esempio, mi è capitato di lavorare in un’azienda leader del settore aerospaziale che utilizzava un semplice tool gratuito della suite MS come OneNote come strumento per la raccolta delle informazioni all’interno dei vari team. Queste informazioni erano quindi facilmente accessibili a tutti i livelli grazie al cloud aziendale mediante la ricerca delle parole chiave.

Esistono poi sul mercato altri strumenti a pagamento che vengono utilizzati in ambito manifatturiero. Alcuni di questi aiutano alla creazione di istruzioni di lavoro digitali grazie all’utilizzo di video, immagini, link connessi al MES o ERP aziendali. Altre soluzioni invece rappresentano quasi dei veri e propri MES in grado di fornire non solo le istruzioni create sulla base delle conoscenze raccolte, ma anche fornire un supporto multilingue (fondamentale per multinazionali), di raccogliere dati e fare alcune analisi di base sulle performance di processo (se vuoi saperne di più, contattaci)

# 4: apprendimento permanente

Il quarto consiglio che vi diamo è quello di creare una cultura dell’apprendimento permanente. Questo punto è correlato con il punto 1: una volta identificati i gap delle conoscenze, possiamo individuare tuttavia anche una serie di competenze aggiuntive che permetterebbero al dipendente di tenersi costantemente aggiornato. Le competenze multidisciplinari sono infatti sempre più richieste in quanto i dipendenti hanno bisogno di essere sempre più flessibili relativamente alle mansioni da eseguire.

Fortunatamente oggi esistono diversi modi per mantenere i dipendenti sempre aggiornati:

• Training on the jobs
• Formazione presenziale (in aula)
• Elearning sincrono (tipicamente webinar)
• Elearning asincrono (tipicamente piattaforme online come SkillS4i a cui si accede e si procede al proprio ritmo)

In particolare, pensiamo che quest’ultima soluzione possa fornire diversi benefici pratici:

• Costi: non sono richiesti spostamenti, quindi nessun costo di trasporto, vitto e alloggio
• Flessibilità: è possibile accedere nei ritagli di tempo, o nei momenti di maggior calma
• Accessibilità: è sufficiente un laptop, tablet o anche uno smartphone per accedere ai contenuti

Esistono diverse piattaforme online più o meno famose che garantiscono l’accesso ad un pacchetto di corsi a tutta l’azienda.

SkillS4i nasce con l’obiettivo di fornire corsi online (ma non solo) sulle tematiche relative a diverse competenze richieste in ambito manifatturiero.

# 5: feedback frequenti tra responsabile, risorse umane e dipendente

L’ultimo consiglio che vi diamo è quello di avere dei colloqui o feedback frequenti tra il responsabile, le risorse umane e il dipendente. Questo permette di conoscere quali sono le competenze che il dipendente vorrebbe sviluppare più di altre, indirizzando di conseguenza anche il suo percorso di crescita all’interno dell’azienda.

Come iniziare un percorso di gestione della conoscenza?

In questo post abbiamo visto come la gestione della conoscenza possa fornire un contributo non trascurabile alla crescita del personale e alla gestione delle attività quotidiane. Inoltre, abbiamo fornito 5 idee affinchè tale gestione possa avvenire in maniera efficace ed efficiente.

Accialini Training & Consulting può fornirti un valido supporto alla gestione della conoscenza aziendale. Infatti:

• possiamo aiutare il management a pianificare la gestione strategica della conoscenza
• possiamo raccomandarti una serie di strumenti digitali a supporto della gestione della documentazione relativa, a seconda degli ambiti e dei requisiti richiesti;
• possiamo fornirti una serie di corsi elearning asincroni grazie a SkillS4i, la nostra piattaforma delle competenze industriali
• possiamo fornirti una serie di corsi via webinar o presenziali (guarda qui la nostra offerta)

Per maggiori informazioni, contattaci per discutere maggiori dettagli.

A presto.